Op vakantie? Laat uw klant niet in de kou staan

Nathan Veenstra

Iedereen heeft op zijn tijd de nodige rust en ontspanning nodig. Dus is het soms tijd voor een welverdiende vakantie. En uw klanten dan? Uw klanten hoeft u niet in de kou te laten staan. Accountmanager, directeur, ondernemer, welke positie u ook bekleedt, er zijn veel manieren om toch die klant van dienst te zijn tijdens uw vakantie. We geven u 3 concrete tips.

Out of office reply
Iemand die u een mail stuurt, verwacht een antwoord. Wanneer u enige tijd uw mails niet beantwoordt, is een out of office reply op zijn plaats. Kies voor een out of office reply die meer doet dan alleen melden dat u even uw mail niet beantwoordt.

Onthoudt u wat er in een standaard out of office reply staat? Kleine kans. Zorg er dus voor dat u out of office reply opvalt. Een kleine kwinkslag die de mondhoeken even doet opkrullen bijvoorbeeld. Dat maakt het feit dat u tijdelijk niet bereikbaar bent al een stuk minder erg. En denk eens aan bijvoorbeeld het weggeven van een gratis whitepaper als beloning voor het wachten.

Het draagt allemaal bij aan een extra beleving, waardoor u de teleurstelling van uw afwezigheid verkleint. Natuurlijk geeft u in uw out of office reply aan welke collega uw werkzaamheden zolang waarneemt of welke andere alternatieven uw klant heeft.

Meer tips en enkele voorbeelden van out of office reply’s vindt u in dit artikel.

Voicemail
Neem tijdig uw tijdelijke voicemailbericht op. Nog even snel een voicemail opnemen terwijl u in de auto onderweg bent naar uw vakantiebestemming is geen aanrader. Alle bijgeluiden zorgen ervoor dat de boodschap niet altijd helder overkomt. En kunt u zich tijdens het rijden goed concentreren op de boodschap die wilt overbrengen? Neem daarom liefst met een vaste telefoonlijn uw boodschap op. Dit klinkt vele malen mooier en duidelijker.

Bereid uw voicemail goed voor, het is uw boodschap voor uw klant. En die klant neemt u toch heel serieus? Denk goed na over de inhoud van uw tijdelijke voicemailbericht, spreek deze tijdig in en schakel deze ook van tevoren in. Tegenwoordig is het mogelijk om start- en einddatum van een tijdelijk voicemailbericht van tevoren in te stellen.

Tijdelijk aangepaste openingstijden Google
Wanneer uw bedrijfsgegevens op Google goed in orde zijn, dan geeft Google in de Google Knowledge Panel ook de openingstijden van uw bedrijf weer. Openingstijden die tijdelijk afwijken van de gebruikelijke openingstijden, voegt u eenvoudig toe via Google mijn bedrijf. Zeker voor kleine ondernemingen die tijdens de vakantieperiode gesloten zijn of afwijkende openingstijden kennen, is het verstandig deze aangepaste openingstijden toe te voegen.

Hoe u dit doet, leest u in dit artikel over tijdelijk aangepaste openingstijden in Google.

Vergeet het contactformulier niet
Op uw website staat vast een contactformulier. Wanneer u daar een automatisch antwoord voor ingesteld heeft, pas die dan aan als u op vakantie bent. Of het nu gaat om een onderneming met meerdere werknemers, die vanwege vakantie wat minder snel zal reageren op mails, of een eenmanszaak hebt en tijdens de vakantie helemaal niet reageert, het is goed uw potentiële klanten hierover te informeren. Twee voorbeelden:

Bedrijf met enkele werknemers:
“Bedankt voor uw aanvraag. Vanwege de vakantieperiode kan het zijn dat we niet direct reageren. Uw bericht is ontvangen en u krijgt sowieso een reactie van ons.”

Eenmanszaak:
“Bedankt voor uw bericht. Ik ben tot en met 15 augustus met vakantie. Uiterlijk 18 augustus hebt u een reactie van mij.”

Ook hier kunt u verwijzen naar een e-boek, whitepaper of ander materiaal om de potentiële klant te belonen voor het wachten.

Voorkom irritatie, verlicht het wachten
Niemand hoeft te verwachten dat u altijd maar bereikbaar bent of direct reageert. Door uw out of office reply, voicemail, aangepaste openingstijden en reactie op een aanvraag via uw contactformulier weet uw klant wat deze van u mag verwachten. Voorkom irritatie door de juiste woorden te kiezen en verlicht het wachten door de bezoeker nog iets te geven als dank voor het geduld.